Privatlivspolitik

Denne Privatlivspolitik er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-/bidragyderforhold, frivilligforhold, kundeforhold, potentielt ansættelsesforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside

1    Generelt
1.1   Denne Privatlivspolitik (herefter ”politik”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-/bidragyderforhold, frivilligforhold, kundeforhold, potentielt ansættelsesforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på  vores hjemmeside. I politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du er velkommen til at henvende dig til os, hvis du har spørgsmål eller der er forhold, som du ikke kan acceptere. På www.kfuksa.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af politikken.


2    Dataansvarlig
2.1    Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

KFUKs Sociale Arbejde
Niels Hemmingsens Gade 10. 2.
1153 København K
Telefon 35 26 30 33
E-mail: Post@kfuksa.dk
CVR nr. 27 09 36 12
(Herefter ”organisationen”)

2.2    Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.

2.3    Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til vores hovedkontor på ovenstående adresse. Din henvendelse vil blive videregivet til den rette leder/medarbejder, der er ansvarlig for at påse overholdelse af Persondataforordningen samt nærværende politik.

3    Definitioner
3.1     Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

  • Personoplysninger:   
    Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
  • Dataansvarlig:   
    Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.
  • Databehandler:   
    Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.
  • Behandling:   
    Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for organisationen.
  • Særlige Kategorier af Personoplysninger:   
    Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).
  • Persondataforordningen:   
    Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
  • Databeskyttelsesloven:   
    Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) fremsat den 25. oktober 2017.

4    Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger
4.1    Afhængig af om du er medlem, bidragsyder, jobansøger eller frivillig hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til behandle dine Personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som velgørende organisation.  Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, og/eller når vi skal administrere dit eventuelle medlemskab og abonnementer hos os. Det kan også være ved din brug af vores webshop, vores medlemsservice og/eller i forbindelse med vores markedsføring over for dig. Det kan ligeledes være, hvis du er frivillig hos os eller hvis du ansøger et job hos os.

5    De personoplysninger, som vi behandler om dig
5.1    Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

5.1.1    Når du er medlem, bidragyder, kunde, frivillig eller jobansøger hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, mobilnummer, e-mailadresse, køn, civilstand, relationer til andre i vores database. For at oprette en Nets aftale skal vi bruge dit registrerings- og kontonummer, men når aftalen er registreret og godkendt hos Betalingsservice og behandlet hos os, sletter vi disse oplysninger. Vi indsamler som udgangspunkt ingen Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig, men i de tilfælde, hvor vi har brug for det, f.eks. i forbindelse med en ansættelse, kan vi spørge om til fagforeningsforhold ifm. lønforhandling.

5.1.2    For organisationer indsamlinger vi følgende oplysninger: adresse, postnummer, by, telefonnummer, mobilnummer, e-mail adresse, relationer til andre i vores database samt registrerings- og kontonummer.

5.1.3    Afhængig af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr. eller CVR nr., eksempelvis hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag eller, såfremt vi har en indberetningspligt.

5.2    Disse Personoplysninger indsamler vi fra andre om dig:
I nogle tilfælde modtager vi meddelelse om adresseændring fra pårørende, ligesom vi ved returneret post søger om adressevalideringen gennem Collectaz, der er leverandør af vores medlemsdatabase, og med hvem vi har indgået databehandleraftale. Hvis du er jobansøger hos kan det være nødvendigt at indsamle    personoplysninger fra tidligere arbejdsgivere ifm referencetagning eller indhentning af børneattester, hvis du skal arbejde med børn. Hvis du er frivillig i en af vore institutioner, der arbejder med børn, skal vi indhente børneattest.     
    
6    Cookies
På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden.

Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke Personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende politik. Du kan læse vores cookiepolitik på vores hjemmeside.

7    Sådan behandler vi dine Personoplysninger
7.1    Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er medlem, bidragyder, kunde, jobansøger eller frivillig hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

7.1.1    Er du medlem hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne administrere dit medlemsforhold;
  • kunne sende dig nødvendig information om dit medlemskab;
  • kunne sende invitationer til arrangementer, nyhedsbreve og medlemsblade;
  • kunne sende dig indsamlings- og markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende indsamlingslov og markedsføringslov.


7.1.2    Er du kunde hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • stille funktionaliteterne på vores hjemmeside, herunder i vores webshop, til rådighed for dig;
  • fremsende ordrebekræftelser til dig;
  • svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger;
  • kunne udføre dine ordrer;
  • kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig;
  • kunne sende dig indsamlings- og markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende indsamlingsliv og markedsføringslov.


7.1.3    Er du bidragyder hos, os anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne administrere dit/dine indbetalinger;
  • kunne sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag;
  • kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse;
  • kunne sende dig indsamlings- og markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende indsamlingslov og markedsføringslov.


7.1.4    Er du jobansøger hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

  • kunne foretage en kvalificeret bedømmelse af dig;
  • kunne kontakte dig,
  • kunne tage referencer, hvis nødvendigt


7.1.5     Er du frivillig hos os, anvender vi dine oplysninger til at:

  • kunne administrere din tilknytning til organisationen, f.eks. til en institution eller en genbrugsbutik;
  • kunne sende materiale og evt. kvittering til dig, f.eks. vedr. deltagelse i et arrangementer og kurser,
  • kunne sende materiale til dig vedr. dit hverv som frivillig, f.eks. håndbøger, vagtskemaer;
  • kunne administrere forskellige ordninger som rejsegodtgørelse, refusion af udlæg m.v.


7.1.6    Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine Personoplysninger til at

  • kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig;
  • udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside;
  • optimere vores hjemmesides indretning;


8    Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)?
8.1    Når du bliver medlem eller frivillig hos os, giver et bidrag til os, køber en vare i vores web-shop eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige Personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

8.2    Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige Personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

8.3    Vi har en legitim interesse i at behandle dine Personoplysninger (dit navn og din e-mail adresse) til brug for indsamlings- og markedsføringsformål. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også indsamlingslovens og markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v.

8.4    I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr. eller CVR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores Behandling af oplysninger om dit CPR-nr. eller CVR.nr.

8.5    Vi har som velgørende organisation, jf. Ligningslovens § 8 A lov til at henvende os til personer med det formål at indgå aftale om medlemskab af vores organisation, jf. Indsamlingsloven kap. 1, stk. 2, § 8 og § 11, stk. 3.

8.6    Vi er retlig forpligtet til at behandle personoplysninger om et barn i henhold til Servicelovens § 153, når vi modtager en underretning om et barns mistrivsel.

8.7    Er du ikke kunde, medlem eller bidragyder hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang - brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering.  

9    Deling af dine Personoplysninger
9.1    Vi kan dele dine Personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din faste bidragsaftale, din ordre, din jobansøgning eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, rekrutteringspartnere, NETS og vores bank.

9.2    I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

9.3    Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med koncernforbundne eller tilknyttede institutioner i det omfang, at dette er lovligt. Du kan her se en oversigt over disse institutioner:

  • Reden København, inkl. Reden Ung
  • Reden Odense
  • Reden Aarhus
  • Reden Aalborg
  • Reden International
  • Reden Genbrug
  • KFUKs Sociale Arbejdes krisecenter
  • Kontaktcentret Vesterbro
  • Den selvejende institution Lindevangen


9.4    Det kan også ske, at vi anmoder om dit samtykke til overførsel til modtagere beliggende uden for EU/EØS, eller at dette er nødvendigt som følge af en aftale med dig eller foranstaltninger truffet i anledning af aftale med dig. Disse undtagelser er omfattet af Persondataforordningens artikel 49.

9.5    Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuel kopi af hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af Personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS eller, såfremt der anvendes undtagelser som nævnt i Persondataforordningens artikel 49, og som lægges til grund for en eventuel overførsel.  

10    Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger
10.1    Vi opbevarer dine Personoplysninger efter nedenstående regler:
Er du medlem, frivillig eller bidragsyder hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i den tid, du er tilknyttet vores organisation og i op til 5 år plus indeværende regnskabsår efter din udmeldelse eller sidste donation i henhold til Bogføringsloven. Personoplysninger om bank reg.nr. og kontonummer bliver slettet efter 13 måneder efter, at din Betalingsserviceaftale er opsagt med NETS, jf. betalingstjenesteloven af 2009, der kræver, at KFUKs Sociale Arbejde kan dokumentere, at der er indgået en aftale op til 13 måneder efter aftaleforholdets ophør. Efter 2 år fra sidste kontingent indbetaling eller bidrag, henvender vi os ikke til dig igen med henblik på at hverve dig igen som medlem eller bidragsyder. Såfremt der ikke er andre frister i lovgivningen sker sletning i henhold til Persondataforordningen 3 år efter den sidst kendte kontakt.

10.2    Er du kunde hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i 5 år plus indeværende regnskabsår fra betalingstidspunktet i henhold til bogføringsloven.

10.3    Er du jobansøger hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til 6 måneder fra ansøgningsdato.

10.4    Er du bruger af vores hjemmeside og samtidig hverken kunde, medlem, tidligere medlem eller bidragyder, opbevarer vi de oplysninger, som vi har registret om dig i op til 2 år fra det tidspunkt fra registreringstidspunktet.

10.5    Har vi købt personlysninger og kontaktet dig med henblik på at blive medlem, gemmer vi dine oplysninger på ubestemt tid i det tilfælde, at du har frabedt dig at modtage markedsføringsmateriale eller blive kontaktet af KFUKs Sociale Arbejde, så vi kan tage hensyn til dit ønske. Hvis vi ikke kommer i kontakt med dig, sletter vi dig efter 2 år.

11    Dine rettigheder
11.1    Indsigt

11.1.1    Du har ret til at få indsigt i de Personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

11.2    Berigtigelse og sletning

11.2.1    Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de Personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi - af en eller anden grund - ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

11.3    Begrænsning af Behandling

11.3.1    Du har – under særlige omstændigheder baseret på artikel 18, stk. 1 - ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger.

11.4    Dataportabilitet

11.4.1    Du har ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.

11.5    Indsigelsesret

11.5.1    Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor Behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

11.6    Tilbagekaldelse af samtykke

11.6.1    Hvis Behandlingen af dine Personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

11.6.2    Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til post@kfuksa.dk.  Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.

11.7    Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

12    Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger
12.1    Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Det vil i nogle tilfælde være lovpligtigt eller et krav i henhold til en kontrakt, jf. Persondataforordningen artikel 13, stk. 2(e).

12.2    Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, etc. De nødvendige oplysninger i henhold til formålet med Behandlingen vil være markeret med * på den hjemmeside, hvor vi indsamler dine personoplysninger.

13    Brug af automatiske afgørelser / profilering
13.1    Vi anvender automatiske afgørelser som led i vores direkte markedsføring. Det betyder, at vi anvender de almindelige Personoplysninger, som vi indsamler om dig, til at skabe en profil af dig. Logikken bag dette er følgende: Vi anvender eksisterende data til at skabe en profil på bl.a. Facebook – en såkaldt indirekte profil – således at vi kan målrette indhold direkte til den enkelte bruger. Vi har mulighed for at importere og eksportere data til og fra Facebook i form af navn, e-mail og telefonnummer. Det er ligeledes således, at engagement (”like”, kommentar, deling, videoview, signup) fra brugerne trackes internt af Facebook og giver os bedre mulighed for at målrette vores indhold.  

14    Sikkerhed
14.1
    I KFUKs Sociale Arbejde er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

15    Klage til tilsynsmyndighed
15.1    Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

16    Opdatering af denne Politik
16.1    KFUKs Sociale Arbejde er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.

16.2    Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Denne politik er seneste opdateret den 23. maj 2018

Kontakt

Kvindernes bygning

Landskontoret

Niels Hemmingsens Gade 10, 2. 1153 København K